RYO'S GRAPHIC MARKET

主宰の高橋さんから（酒宴の席で！）突然ご指名いただき、
イベントディレクターについて書くことになりましたJunkoです。
イベント企画制作会社のディレクターという立場から、
イベントの企画から、実施、報告までの流れを、
初心者でも簡単に分かりやすく理解できるよう、
体験談を交えながらレクチャーしていきたいと思っています。
1年間で6回掲載の予定です。
どうかお付き合いくださいね。

第3回　イベントの企画2　企画を実現させるためには?
アイデアが出そろったら、企画を実現させるための作業が必要となります。今回はその点について、具体的な進め方やコツなどについてお話していきしょう。

	企画アイデアが本当に実現できるのかどうか、イベントに関わる会社やスタッフに企画意図を伝え、協力してもらう内容やレベルを互いに確認し合い、また予算面も相談しなければなりせん。この一連の作業を一般的に「裏取り」と呼んでいます。裏取りをしっかりやっておけば、企画書に盛り込む内容の精度があがり、企画が通った後の作業がスムーズに運びます。イベント企画準備中、最も大切な作業と言っていいでしょう。

	具体的な作業例に入る前に、裏取りのコツについてお話しておきましょう。裏取り作業では、第2回で触れました6W2H、「いつ(When)」「どこで(Where)」「だれが(Who)」「だれに(Whom)」「なぜ(Why)」「なにを(What)」「どのようにして(How)」「いくらで(How much)」を、相手にきちんと伝えることが重要になります。口頭で話しても構いませんが、相互の認識を同じにするためにも、6W2Hをまとめた書類を事前に作成しておくといいでしょう。企画書を作る前段階ですので、1枚程度にまとめてFAXまたは直接会ってやりとりをする、書類を読めば当然話は早い、イベント全体のイメージができる…ということになるわけです。多数の会社やスタッフに協力してもらう場合は、「なにを(What)」「どのようにして(How)」「いくらで(How much)」の部分を書きかえればいいので、手書きよりワープロ等で作成した方が楽。何枚も同じ書類を書く手間を考えたら、ワープロアップの方が断然作業が少なくて済みますね。「いくらで(How much)」については、最初のうちは相場が分からないと思いますので、その部分は書類上から外し相手に相談する、というのでもいいでしょう。

	では、実際にはどのように進めていくのか。裏取り作業の具体例を紹介していきましょう。 1. 協力会社、スタッフのリストアップをします。協力してもらう各方面専門の会社やスタッフをリストアップします。例えば以下のような会社やスタッフが考えられます。・パンフレットやチラシ等の制作会社・MC(Master of Ceremonyの略、マスター・オブ・セレモニー、司会)、CP(Companionの略、コンパニオン)、AD(Assistant Directorの略、アシスタント・ディレクター) ・音響や映像の機材会社、オペレーター・会場設営の施工会社・什器(机や椅子等)レンタル会社・タレント事務所・お茶、コーヒーサービス会社　等 2. 説明をします。渡した書類について説明を加え、不明点等をなくし、内容を理解してもらいます。 3. アドバイスをもらいます。予算や別の展開方法について、専門分野の意見を聞きます。また、作業時間がどれだけかかるのか、スケジュールについて確認をとります。 4. 見積を依頼します。仕事を引き受けてくれることが分かったら、見積書を提出してもらうよう依頼します。これで裏取りは終わりです。いつ頃企画が決定するのかを伝えて、結果が出次第正式に仕事を発注すると伝えておきましょう。いつまでたっても返事がない、あの企画はどうなったのか、等と相手の会社の担当者を悩ませないように気を付けたいものです。

	裏取り作業は、時間に余裕を持って…。内容や予算など全てを互いに明確にするのが一番の理想です。しかし、場合によっては急ぎのプレゼンテーションだったりすることもありますので、その時はプラオイティ(優先順位)の高いものから裏取り作業を進めていきます。プライオリティの高さからすると、確実にしておきたい重要な点はまず予算です。後から調べてみたら予想以上に高額で赤字。この問題をクリアにするには、見積をしっかりとること。紙一枚でも、大切な書類。言った言わないで仲違いしてしまっては、大事な協力会社やスタッフを失ってしまうことにもなりかねません。次の仕事にも影響することだってあるんですよ。まず見積。どうか忘れずに。その他、スケジュールの問題があります。相手に無理強いさせないスケジュールを組み、気分よく仕事ができるように心掛けましょう。

イベントディレクター　うら話こぼれ話ここだけの話

ここまで書いておいて「何それ?」と言われてしまうかもしれません。実は裏取りをきちんとやらなかったために、大変な思いをしたことがあるんです。企画書に『タレントの○○さんをお呼びして…』などと、ご丁寧にも(?)本人のプロフィールまで載せてしまって…。後で裏取ればいいやなどと高を括っていたのが大間違い、別の展開内容を目玉としてプレゼンしたのにもかかわらず、クライアントが飛びついてきたのは某タレントで展開するといった部分だったんです。あぁ、誤算…。慌ててタレント事務所に連絡したのですが、あっさり「スケジュール入っています」の返答。その後似たようなタレントを当て込んで、結果こと無きを得たのですが、クライアントを説得するのに苦労しました。二枚舌って言うんでしょうか、ウソついて、時には言い訳したりと、性格悪くなりそうな自分がちょっと恐かった…。私の二の舞いにならないよう、どうか裏取り作業は確実にやってくださいね。

■次回の予告　「イベントの企画3　企画書はどう書くの?」
裏取りも終わり、後は企画書を作成するとなった時、はて困った、どう書けばいいの?　
次回は誰でも簡単に書ける企画書について、ポイントをまとめてお話します。乞う御期待！

Junkoって誰？
現在イベント企画制作会社に勤務。広告代理店営業、SPプランナー、イベントディレクター等を生業にして十数年。仕事が片付くと、ふらふらと夜の街を徘徊する、無類のお酒好き。「この一杯が美味しいのよね♪」…徹夜、睡眠不足でも関係ナイ！
ご意見ご感想、お待ちしています。j-waka@air.linkclub.or.jp

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E-mail:mail@ryosgraphic.com

第3回　イベントの企画2　企画を実現させるためには?
アイデアが出そろったら、企画を実現させるための作業が必要となります。今回はその点について、具体的な進め方やコツなどについてお話していきしょう。

	企画アイデアが本当に実現できるのかどうか、イベントに関わる会社やスタッフに企画意図を伝え、協力してもらう内容やレベルを互いに確認し合い、また予算面も相談しなければなりせん。この一連の作業を一般的に「裏取り」と呼んでいます。裏取りをしっかりやっておけば、企画書に盛り込む内容の精度があがり、企画が通った後の作業がスムーズに運びます。イベント企画準備中、最も大切な作業と言っていいでしょう。

	具体的な作業例に入る前に、裏取りのコツについてお話しておきましょう。裏取り作業では、第2回で触れました6W2H、「いつ(When)」「どこで(Where)」「だれが(Who)」「だれに(Whom)」「なぜ(Why)」「なにを(What)」「どのようにして(How)」「いくらで(How much)」を、相手にきちんと伝えることが重要になります。口頭で話しても構いませんが、相互の認識を同じにするためにも、6W2Hをまとめた書類を事前に作成しておくといいでしょう。企画書を作る前段階ですので、1枚程度にまとめてFAXまたは直接会ってやりとりをする、書類を読めば当然話は早い、イベント全体のイメージができる…ということになるわけです。多数の会社やスタッフに協力してもらう場合は、「なにを(What)」「どのようにして(How)」「いくらで(How much)」の部分を書きかえればいいので、手書きよりワープロ等で作成した方が楽。何枚も同じ書類を書く手間を考えたら、ワープロアップの方が断然作業が少なくて済みますね。「いくらで(How much)」については、最初のうちは相場が分からないと思いますので、その部分は書類上から外し相手に相談する、というのでもいいでしょう。

	では、実際にはどのように進めていくのか。裏取り作業の具体例を紹介していきましょう。 1. 協力会社、スタッフのリストアップをします。協力してもらう各方面専門の会社やスタッフをリストアップします。例えば以下のような会社やスタッフが考えられます。・パンフレットやチラシ等の制作会社・MC(Master of Ceremonyの略、マスター・オブ・セレモニー、司会)、CP(Companionの略、コンパニオン)、AD(Assistant Directorの略、アシスタント・ディレクター) ・音響や映像の機材会社、オペレーター・会場設営の施工会社・什器(机や椅子等)レンタル会社・タレント事務所・お茶、コーヒーサービス会社　等 2. 説明をします。渡した書類について説明を加え、不明点等をなくし、内容を理解してもらいます。 3. アドバイスをもらいます。予算や別の展開方法について、専門分野の意見を聞きます。また、作業時間がどれだけかかるのか、スケジュールについて確認をとります。 4. 見積を依頼します。仕事を引き受けてくれることが分かったら、見積書を提出してもらうよう依頼します。これで裏取りは終わりです。いつ頃企画が決定するのかを伝えて、結果が出次第正式に仕事を発注すると伝えておきましょう。いつまでたっても返事がない、あの企画はどうなったのか、等と相手の会社の担当者を悩ませないように気を付けたいものです。

	裏取り作業は、時間に余裕を持って…。内容や予算など全てを互いに明確にするのが一番の理想です。しかし、場合によっては急ぎのプレゼンテーションだったりすることもありますので、その時はプラオイティ(優先順位)の高いものから裏取り作業を進めていきます。プライオリティの高さからすると、確実にしておきたい重要な点はまず予算です。後から調べてみたら予想以上に高額で赤字。この問題をクリアにするには、見積をしっかりとること。紙一枚でも、大切な書類。言った言わないで仲違いしてしまっては、大事な協力会社やスタッフを失ってしまうことにもなりかねません。次の仕事にも影響することだってあるんですよ。まず見積。どうか忘れずに。その他、スケジュールの問題があります。相手に無理強いさせないスケジュールを組み、気分よく仕事ができるように心掛けましょう。