第5回　イベントの準備　イベントの準備には何があるの?

プレゼンした企画が、丸々全てそのまま実施されることはまずありません。もっと工夫は出来ないか?と、クライアントや代理店からのオーダーが必ず入ると思ってください。
さらにより良い展開内容にするため、提案した企画を土台に、方向修正を加えましょう。時には大幅に内容を変更しなければならない場合もあります。企画書を書く前に各社に連絡して裏取りしたのと同様に、展開内容が変わったら必ず裏取りをしておきましょう。

方向がまとまったら、次は協力してもらう会社・スタッフに正式に業務を依頼し、制作等の準備にとりかかってもらいます。
発注後、微調整が加わることもありますので、その都度協力会社やスタッフに連絡を入れましょう。この連絡を後回しにしておくと、スケジュールが押せ押せになってしまうことにもなりかねません。他の進行状況との連動にも注意し、フットワークよく行動するよう心がけましょう。

準備がある程度進むと、各ゾーンでの展開をどのように進行するのかをまとめた台本や原稿を作成することになります。
例えば「ステージ進行台本」。どのステージで、何時から何時までの間に、誰が、どんな内容で展開するのかを、秒や分刻みで時系列にまとめます。
他に「MC(ナレーション)原稿」があります。ステージ名、時間の他、MCが喋る内容を原稿にしたものです。スクリーンの映像や、展示している商品・機器と絡める場合等は、展開内容を明記しておくとわかりやすいでしょう。
台本や原稿は必ずクライアント・代理店のチェックを受け、OKが出た時点で関わる会社やスタッフに渡します。事前の原稿暗記等が必要だからです。

展開内容が決定したら、運営マニュアルの作成に入ります。イベント(展示会)当日の動きを一冊にまとめ、従事するスタッフ全員に渡します。当日渡しでも構いませんが、できることなら事前に渡せるとより良いでしょう。

展示会全体の実施内容から各々のスタッフの動きまで、このマニュアルを読めば一目瞭然でわかるという優れモノ、運営マニュアルはイベントの必須アイテムです。
それでは、どのような項目が運営マニュアルに記されているのか…。
業務を依頼されたクライアントが、パブリックショー内の一つのブースに出展する場合を例に、運営マニュアルに盛り込む内容をまとめてみました。

運営マニュアルの項目にもあったように、会場内に持ち込む備品の準備も必要です。制作しなければならない備品がある場合は、早めに制作に入っておきます。実施の前日までに、全ての備品が用意されているかどうか、備品リストと照らし合わせてチェックしましょう。

リハーサルや搬入は、実施日の数日前から前日に行います。
リハーサルが必要なのは、MCのナレーションや映像・音響、稼動する展示実機等のチェックです。実施日当日にトラブルのないよう、入念なチェックと各担当スタッフへの指示をしておきましょう。
搬入は備品等になりますが、搬入後どこに保管するのが最適なのかを判断して、ブース施工の邪魔にならない場所に置いておきます。

当日搬入されるものには、例えばスタッフのお弁当や、ギリギリのスケジュールで制作・納品される物等があります。
また、出演するタレントやセミナー等の講師には、必ず事前に入り時間の確認の連絡を入れておきましょう。 来るはずの物、人が来ない! と慌てることのないようにしたいものです。
その他、確認が必要な先には、早め早めの連絡を忘れずに。

準備万端整って、あとは明日の実施を待つのみ。明日の身支度準備も完了、目覚まし時計をセットして布団に入っても眠れない…と、遠足の前日のような雰囲気を味わってしまうかもしれませんね。だからと言って、一睡もせずに会場に入ってはだめですよ。現場は体力勝負です。ゆっくり睡眠をとって備えておきましょう。